Czy wiesz, że planowanie wydarzenia musi rozpocząć się od najważniejszego kroku – wyznaczenia głównego celu?
Firmy zajmujące się planowaniem wydarzeń lub spotkań zarządzają i koordynują działania strategiczne i logistyczne niezbędne do efektywnej organizacji wydarzeń. Planowanie wydarzenia obejmuje planowanie budżetu wydarzenia, wybór głównego terminu i zapewnienie terminów rezerwowych, wybór i rezerwację miejsca, uzyskanie pozwoleń (na alkohol, polisy ubezpieczeniowe itp.) oraz zorganizowanie transportu i parkingu dla uczestników.
Dobór tematu wydarzenia
Planiści wydarzeń wybierają również tematykę przyjęcia, instalują nagłośnienie, organizują i utrzymują miejsca i dekoracje miejsca wydarzenia, które pasują do wybranego tematu. Klienci nie muszą martwić się o stoły, krzesła i markizy, organizowanie obsługi i ochrony imprezy, dobór posiłków i napojów, pomoc policji, spełnienie wymagań przeciwpożarowych, budowanie przenośnych toalet, parkingów, plany ewakuacji, pomoc medyczną i po zdarzeniu architektura krajobrazu.
Główny cel wydarzenia
Planowanie wydarzenia musi rozpocząć się od najważniejszego kroku – wyznaczenia głównego celu – czy to wesela, spotkania pracowników firmy, festiwalu, ceremonii wręczenia dyplomów czy innego wydarzenia. Po sprecyzowaniu celu przyjęcia, planista może przystąpić do realizacji konkretnych działań, które byłyby odpowiednie dla celu przyjęcia. Organizator imprezy musi wybrać rozrywkę, miejsce, sporządzić listę gości, wybrać nagłośnienie, jedzenie, rozwiązać kwestię usadzenia gości i wymyślić temat imprezy. Miejsce przyjęcia zależy od rodzaju przyjęcia, ale najpopularniejsze miejsca to hotele, centra konferencyjne i hale.
Aby każde wydarzenie zakończyło się sukcesem, planista musi mądrze zaplanować swój czas i prawidłowo przewidzieć czas potrzebny na przygotowanie się do każdego wydarzenia.
Kogo zaangażować w planowanie wydarzenia
Zrównoważone zarządzanie wydarzeniami to złożony i niezbędny proces, w którym planowane jest wydarzenie o określonej tematyce środowiskowej, ekonomicznej lub społecznej. Odpowiednie zasady muszą być konsekwentnie stosowane na wszystkich etapach organizacji przyjęcia. Aby odpowiedzialnie przygotować się do wydarzenia, jego zarządzanie musi być zrównoważone. W proces planowania przyjęcia muszą być zaangażowani wszyscy kluczowi uczestnicy: klienci, organizatorzy, właściciele obiektów, podwykonawcy i dostawcy.
Konkurencja
Planowanie imprez to bardzo konkurencyjna dziedzina na rynku. Chociaż istnieje wiele firm świadczących takie usługi, nie wszystkie z nich mają wystarczające doświadczenie w tym zakresie. Prawie wszystkie firmy świadczące profesjonalne usługi planowania spotkań są wciąż nowe i świadczą tylko podstawowe usługi. Chociaż firmy zajmujące się planowaniem spotkań mogą oferować bardzo profesjonalne usługi, każdy powinien być bardzo ostrożny i starać się podjąć właściwą decyzję w oparciu o doświadczenie usługodawców i informacje zwrotne od klientów.
